Was ist E-Mail-Weiterleitung?
Die Weiterleitung sendet eine Kopie einer E-Mail an eine andere Adresse. Ihre private AI Sortify-Arbeitsplatzadresse erhält die Anhänge, die Sie an sie senden. Sie können einzelne E-Mails selbst weiterleiten oder eine Regel in Ihrem E-Mail-Provider einrichten.
Beginn
Aktivieren Sie die Weiterleitung, kopieren Sie Ihre Workspace-Adresse und senden Sie eine E-Mail mit einem beigefügten Dokument. Öffnen Sie für die automatische Weiterleitung die Einstellungen und folgen Sie der Anleitung Gmail oder den Anweisungen Ihres Anbieters. Wählen Sie aus, welche Nachrichten in Ihrem Postfach weitergeleitet werden sollen - zum Beispiel Nachrichten von einem bestimmten Absender, die Anhänge enthalten.
Automatische Weiterleitung in Gmail bestätigen
Gmail sendet eine Bestätigungsanfrage an Ihre Workspace-Adresse. Erweitern Sie verbundene E-Mails und öffnen Sie View-Anfragen, um sie zu überprüfen. Überprüfen Sie das angezeigte Postfach, öffnen Sie die Bestätigung in Gmail und beenden Sie Ihren Weiterleitungsfilter. Bestätigen Sie nur Anfragen, die Sie erkennen. Das manuelle Weiterleiten einer einzelnen E-Mail erfordert dieses Setup nicht.
Was geschieht mit Anhängen?
Mit aktivierter Weiterleitung und automatischer Verarbeitung speichert AI Sortify akzeptierte Anhänge in Ihrem Arbeitsbereich und startet die Dokumentenklassifizierung. Ihre Workspace-Konfiguration steuert, wie Dokumente organisiert sind. Sie können die Ergebnisse in Dokumenten finden und den Fortschritt jeder E-Mail in zuletzt weitergeleiteten E-Mails überprüfen.
Selbstverarbeitung
Der Schalter für die automatische Verarbeitung befindet sich in den Einstellungen. Das Ausschalten stoppt die automatische Attachment-Verarbeitung. Es handelt sich nicht um eine manuelle Genehmigungswarteschlange: Gehen Sie nicht davon aus, dass Nachrichten, die empfangen werden, während sie ausgeschaltet sind, später verarbeitet werden. Halten Sie sowohl die Weiterleitung als auch die automatische Verarbeitung für den automatischen Workflow aktiviert.
Ergebnisse überprüfen und Probleme lösen
Öffnen Sie eine aktuelle E-Mail, um den Status jedes Anhangs zu sehen. Die App kann Duplikate, nicht unterstützte Dateien, passwortgeschützte Dokumente, Verarbeitungsfehler, Speicherprobleme und Planlimits melden. Verwenden Sie die für dieses Ergebnis gezeigten Aktionen, z. B. das Öffnen eines vorhandenen Dokuments, das Wiederholen oder das Importieren eines übersprungenen Duplikats. Verfügbare Aktionen hängen vom Problem und Ihren Arbeitsbereichsberechtigungen ab.
Dateitypen und Limits
Akzeptierte Dateieinstellungen, die Dateigrößenbeschränkungen Ihres Plans, die verfügbare Klassifizierungsquote und der Speicherzugriff können sich auf die Verarbeitung auswirken. Überprüfen Sie den angezeigten Grund für einen Anhang, der nicht verarbeitet wurde. Wenn ein Quellanhang nicht mehr verfügbar ist, senden Sie ihn erneut.
Bleiben Sie unter Kontrolle
Halten Sie Ihre Arbeitsplatzadresse privat und teilen Sie sie nur mit Personen oder Diensten, denen Sie vertrauen. AI Sortify erhält Nachrichten, die an diese Adresse gesendet werden; das Einrichten der Weiterleitung gibt ihm keinen allgemeinen Zugriff auf Ihre Mailbox. Verwenden Sie Einstellungen, um die Weiterleitung in AI Sortify zu stoppen, und entfernen oder deaktivieren Sie die Weiterleitungsregel in Ihrem E-Mail-Provider, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Prüfung jeder Anlage
Öffnen Sie eine kürzlich weitergeleitete E-Mail, um die Ergebnisse auf Anlageebene zu überprüfen. Ein Anhang kann erfolgreich sein, während ein anderer doppelt, nicht unterstützt, überdimensioniert oder fehlgeschlagen ist.
Ein Duplikat absichtlich einführen
Import erstellt sowieso ein anderes Dokument und verwendet Klassifizierungsquote. Das bestehende Dokument bleibt unverändert. Überprüfen Sie, ob Sie tatsächlich eine zweite Kopie benötigen, bevor Sie bestätigen.
Optimieren und weitermachen
Wenn ein übergroßer Anhang eine Optimierung bietet, überprüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es hochladen. Halten Sie den Browser-Tab offen, während ein optimierter Upload fortgesetzt wird; die Klassifizierung beginnt im Hintergrund, nachdem der Server die Datei akzeptiert hat.