Wie Rechnungen erscheinen
- Detected: Automatische Erkennung verwendet extrahierte Geldrichtung und unterstützte Rechnungs- oder Spesendokumenttypen. Ein Dateiname allein reicht nicht aus.
- Ordnerregel: Eine konfigurierte Ordnerregel wendet ihre Standardaktion auf das Abgleichen von kostenpflichtigen Dokumenten an.
- Handbuch: Ein Dokument kann eine Zahlungsverfolgungsaufgabe haben, die durch die verfügbaren Dokumentaktionen erstellt wird.
- Das Deaktivieren der automatischen Erkennung entfernt keine vorhandenen Aufgaben oder Ordnerregeln.
Zahlungsstatus verstehen
- Unbezahlt: Verfolgt als offen. Ein unbekannter Status wird auch als unbezahlt angezeigt; es ist kein Beweis für eine Banktransaktion.
- Teilweise bezahlt: Nur ein Teil der Rechnung wird beglichen, wenn diese Informationen verfügbar sind.
- Bezahlt: aufgezeichnet als lokal bezahlt oder vom angeschlossenen Buchhaltungssystem geliefert.
- Mark paid zeichnet einen status auf. AI Sortify überweist durch diese Aktion kein Geld.
Festlegen des Fälligkeitsdatums
Ein Fälligkeitsdatum kann aus dem Dokument, einer Ordnerregel, einer manuellen Bearbeitung oder Lexware stammen. Bei lokal abgeleiteten Daten hat ein manuelles Datum Vorrang vor dem erkannten Dokumentdatum; eine Regelverzögerung kann ein Datum liefern, an dem keines gefunden wird. Überprüfen Sie das Datum, anstatt davon auszugehen, dass es korrekt ist.
Lesen Sie die Übersicht und Filter
- Verwenden Sie die Währungsauswahl, bevor Sie die monetären Summen vergleichen.
- Filtern Sie nach Zahlungsstatus, Erinnerungsstatus, Quelle und Fälligkeitsdatum oder suchen Sie nach einer Rechnung.
- Überfällig bedeutet, dass ein offener Artikel ein Fälligkeitsdatum vor heute hat.
- Die Bedarfsüberprüfung kann fehlende Fälligkeitsdaten oder monetäre Validierungsprobleme umfassen.
- Eine Summe basiert auf den erfassten Einträgen; sie ist kein geprüfter Bankkontostand.
Erstellen einer Ordnerregel
- Öffnen Sie die Regeleinstellungen und wählen Sie den entsprechenden Ordner aus.
- Wählen Sie eine Standardaktion: Bitten Sie um eine Entscheidung, markieren Sie unbezahlt, erinnern oder ignorieren.
- Für Erinnerungsregeln überprüfen Sie die Verzögerung und die verfügbaren Benachrichtigungskanäle.
- Aktivieren Sie die Regel, wenn ihr Verhalten mit Ihrem Workflow übereinstimmt.
Gebrauchserinnerungen
Die aktuellen Kontrollen bieten mobile und E-Mail-Erinnerungen. Wählen Sie das Datum und die Kanäle, die von der App angeboten werden. Die Lieferung hängt davon ab, ob der Kanal verfügbar ist. Überprüfen Sie den Erinnerungsstatus und Fehler; eine geplante Erinnerung ist noch keine gelieferte Benachrichtigung.
Lexware-verwaltete Rechnungen
Wenn eine Rechnung mit Lexware verknüpft ist, wird der Zahlungsstatus dort verwaltet. Lokale bezahlte / unbezahlte Änderungen werden blockiert, um widersprüchliche Aufzeichnungen zu verhindern. Überprüfen Sie die Quellen- und Synchronisationsinformationen, bevor Sie versuchen, ihren Status zu ändern.
Überprüfen und Entfernen von Tracking
Öffnen Sie das Originaldokument, wenn ein Betrag oder Status überprüft werden muss. Das Entfernen einer Tracking-Task unterscheidet sich vom Löschen der Quelldatei. Lesen Sie die Bestätigung, insbesondere wenn eine automatische Erkennung oder eine Ordnerregel dieses Dokument erneut identifizieren kann.