Drei Regeln, ein Dokument
Die Ordnerstruktur entscheidet über den Ablageort. Benutzerdefinierte Felder erfassen zusätzliche Werte aus dem Inhalt. Das Benennungsmuster setzt erkannte Werte zu einem Dateinamen zusammen. Jede Regel wird getrennt eingerichtet.
Das vollständige Projektbeispiel zeigt, wie diese drei Regeln zusammenwirken. Es zeigt einen möglichen Pfad, keine garantierte Erkennung.
Mit einer passenden Struktur beginnen
Eine Vorlage ist der Ausgangspunkt für Ihren Ordnerbaum. Vergleichen Sie die Vorlagen in „Vorlagen ansehen“, bevor Sie eine Struktur erzeugen: Private Ablage enthält Kategorien für den Alltag, Freelancer etwa Einnahmen, Ausgaben, Kunden, Projekte und Verträge. Allgemeine und geschäftliche Vorlagen bieten weitere Ausgangspunkte.
Beginnen Sie mit wenigen Kategorien, die Sie später wiederfinden. Ein neuer Ordner für jede einzelne Datei macht die Ablage schwerer nutzbar.
Ordner hinzufügen und bearbeiten
Öffnen Sie die Ordnerstruktur. Mit „Ordner hinzufügen“ erstellen Sie eine eigene Kategorie; über „Bearbeiten“ neben einem vorhandenen Ordner ändern Sie dessen Einstellungen.
- Geben Sie einen eindeutigen Namen ein, zum Beispiel „Projekte“.
- Wählen Sie unter „Dateien organisieren nach“ das Ordnerverhalten. „Fest“ hält Dateien direkt im Ordner; Datums- und Entitätsverhalten legen Unterordner an.
- Wenn Sie nach Person, Firma oder einem eigenen Wert gruppieren, wählen Sie die passenden Ordnerbenennungsfelder.
- Ergänzen Sie bei Bedarf gezielte positive oder negative Schlüsselwörter, prüfen Sie das Beispielergebnis und speichern Sie.
Ob Sie eigene Ordner anlegen können, hängt von Tarif und Workspace-Berechtigungen ab. Das Hinzufügen eines Ordners verschiebt vorhandene Dateien nicht automatisch.
Ordner sortieren
Ziehen Sie einen Ordner im Baum an die gewünschte Position. So bleibt die Struktur für Ihr Team in einer verständlichen Reihenfolge, etwa Einnahmen, Ausgaben, Bank und Verträge. Mit „Bearbeiten“ ändern Sie dagegen das Verhalten oder die Schlüsselwörter eines Ordners.
Welcher Ordnertyp passt?
Im Ordnereditor stehen acht Verhaltensweisen zur Verfügung. Die folgenden Pfade zeigen, was jeweils unter dem gewählten Ordner entstehen kann:
Container
Fest
Jahr
Monat
Jahr → Monat
Person oder Firma
Jahr → Monat → Person oder Firma
Person oder Firma → Jahr → Monat
Welche Namen entstehen, hängt von Vorlage, Sprache, Dokumentinhalt und gewählten Feldern ab. Das „Beispielergebnis“ im Editor zeigt Ihre aktuelle Konfiguration.
Schlüsselwörter für die Zuordnung
Positive Schlüsselwörter beschreiben Hinweise, dass ein Dokument in einen Ordner gehört. Für „Versicherung“ sind etwa „Versicherungspolice“, „Deckung“ und „Policennummer“ hilfreicher als das allgemeine Wort „Dokument“.
Negative Schlüsselwörter beschreiben Hinweise auf eine andere Kategorie. Nutzen Sie sie sparsam: „Rechnung“ als Ausschluss bei Versicherungen wäre problematisch, weil eine echte Versicherungsrechnung dieses Wort enthalten kann.
Eigene Werte aus Dokumenten erfassen
Ein benutzerdefiniertes Feld erfasst eine Angabe, die für Ihren Arbeitsablauf wichtig ist, zum Beispiel Projekt, Kennzeichen, Rechnungsnummer oder Verlängerungsdatum. Wählen Sie „Text“ für Namen und Kennungen oder „Datum“ für ein konkretes Datum.
Beschreiben Sie genau, wonach Sortify suchen soll. Für „Projekt“ könnten Sie schreiben: „Den ausdrücklich im Dokument genannten Projektnamen erfassen, nicht den Namen des Kunden.“ Bei mehreren Datumsangaben sollten Sie erläutern, welches Datum gemeint ist.
Damit der erkannte Wert „Apollo“ als Unterordner erscheint, bearbeiten Sie „Projekte“, wählen ein entitätsbasiertes Verhalten und fügen „Projekt“ bei den Ordnerbenennungsfeldern hinzu. Damit derselbe Wert im Dateinamen erscheint, fügen Sie „Projekt“ zusätzlich dem Benennungsmuster hinzu.
Dateinamen nach einem Muster bilden
Unter „Dateinamen“ legen Sie ein Standardmuster für den Workspace fest. Ein Ordner kann dieses Muster erben oder ein eigenes erhalten. Ohne eigene Regel gilt das passende Muster eines übergeordneten Ordners oder das Workspace-Standardmuster.
- Öffnen Sie „Bearbeiten“ beim Standardmuster oder beim gewünschten Ordner.
- Fügen Sie Felder wie Dokumenttyp, Dokumentdatum, Person/Firma oder eigene Felder hinzu und ziehen Sie sie in die gewünschte Reihenfolge.
- Wählen Sie ein Trennzeichen, die Groß- und Kleinschreibung und bei Dokumentdatum das Datumsformat.
- Prüfen Sie die Vorschau und speichern Sie. Mit „Geerbtes Muster verwenden“ können Sie eine eigene Ordnerregel wieder entfernen.
Beispiel: Dokumenttyp + Projekt + Datum mit Unterstrichen ergibt „Invoice_Apollo_2026-01-20.pdf“. Ein Bindestrich oder Leerzeichen zwischen Feldern ändert nur deren Verbindung; das Format innerhalb des Datums wird separat festgelegt. Die ursprüngliche Dateiendung bleibt erhalten.
Ein Beispiel von Anfang bis Ende
Angenommen, eine Rechnung nennt das Projekt Apollo und das Dokumentdatum 20. Januar 2026:
- Erstellen Sie das Textfeld „Projekt“ mit einer genauen Beschreibung des gesuchten Werts.
- Richten Sie „Projekte“ als Ordner mit dem Verhalten „Person oder Firma“ ein und wählen Sie „Projekt“ als Ordnerbenennungsfeld.
- Legen Sie ein Benennungsmuster aus Dokumenttyp, Projekt und Dokumentdatum fest.
Projects / Apollo / Invoice_Apollo_2026-01-20.pdf
Der Ordnerbaum liefert die Kategorie, das benutzerdefinierte Feld den Wert „Apollo“ und das Benennungsmuster den Dateinamen. Der Upload-Ablauf und die Ergebnisprüfung sind im Upload-Artikel beschrieben.
Ergebnisse prüfen und verbessern
Prüfen Sie zuerst das betroffene Dokument und vergleichen Sie erkannte Angaben mit dem Original. Ändern Sie danach die passende Regel:
- Falscher Hauptordner: Beschreibung sowie positive und negative Schlüsselwörter der betroffenen Ordner prüfen.
- Falscher dynamischer Unterordner: Ordnerverhalten, Ordnerbenennungsfelder und Beschreibung des benutzerdefinierten Felds prüfen.
- Falscher Dateiname: Feldreihenfolge, Format und geerbtes oder eigenes Benennungsmuster prüfen.
Testen Sie Änderungen mit einer neuen Datei. Für eine einzelne bereits verarbeitete Datei können Sie die Angaben im Dokument prüfen und korrigieren; neue Struktur- und Benennungsregeln ändern vorhandene Ergebnisse nicht rückwirkend. Ergebnisprüfung ansehen →