So funktioniert es
Erstellen Sie Ordnerregeln, die Dokumente sofort oder nach Zeitplan an den richtigen Empfänger senden.
- Wählen Sie einen Workspace-Ordner und einen Empfänger.
- Wählen Sie Absender und sofortigen, täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Versand.
- Aktivieren Sie die Regel und prüfen Sie die Versandaktivität.
Senden Sie Dokumente an die richtigen Personen
Automatisiertes Senden sendet Dokumente aus Ihrem Arbeitsbereich. E-Mail-Weiterleitung bringt Anhänge in sie. Erstellen Sie eine separate Regel für jeden Ordner und Empfänger.
Beispiel: Senden Sie Steuerdokumente wöchentlich an Ihren Steuerberater, zahlen Sie monatlich an HR und Rechnungen täglich an Accounting. Die Abbildung zeigt Beispiele von Empfängern, die Sie auswählen, nicht die automatische Abteilungserkennung.
Verbinden und wählen Sie einen Absender
- AI Sortify Absender: die eingebaute Option für automatisierte Regeln.
- Ihre eigenen Konten: Verbinden Sie Gmail, Outlook oder eine professionelle SMTP-Mailbox in E-Mail-Absendern. Mehrere Konten können verbunden werden, wenn Ihr Plan diese Funktion enthält.
- Wählen Sie für jede Regel einen verbundenen Absender. Der Absender ist das Konto, das die E-Mail sendet; der Empfänger ist die Person, die die Dateien erhält.
- Öffnen Sie verbundene E-Mail-Absender, um Konten zu überprüfen. Zu den Kontoaktionen gehören Test senden, Reconnect bei Bedarf und Disconnect. Das Senden eines Tests sendet eine echte E-Mail.
- Manuelle Dokument-E-Mails erfordern eines Ihrer verbundenen Konten.
Regelaufbau
- Arbeitsbereichsordner: Wählen Sie den Ordner aus, dessen Dokumente per E-Mail gesendet werden sollen.
- Empfänger: Dateien aus der Regel werden an diese E-Mail-Adresse gesendet.
- Zeitplan: sofortige, tägliche, wöchentliche oder monatliche Lieferung.
Aktivität und Wiederholungsversuche
- Logs zeigen gelieferte, fehlgeschlagene, ausstehende und wiederholbare E-Mails.
- Fehlgeschlagene E-Mails können aus der Regelschublade geöffnet und erneut gesendet werden, wenn ein Wiederholungsversuch verfügbar ist.
- Anzahl und Volumen der E-Mail-Regel können durch Ihren aktuellen Plan begrenzt sein.
Bevor Sie anfangen
- Der Workspace-Eigentümer verwaltet Regeln. Ihr Plan muss das automatisierte Senden enthalten und über einen verfügbaren Regelschlitz verfügen.
- Erstellen Sie zuerst die Ordnerstruktur Ihres Arbeitsbereichs und wählen Sie dann einen verfügbaren Ordner aus, wenn Sie die Regel erstellen.
- Überprüfen Sie den Empfänger, den Absender, den Zeitplan und den aktivierten Status, bevor Sie speichern. Aktivierte Regeln können echte Dokumente automatisch senden.
- Wenn ein Absender eine erneute Verbindung benötigt, verbinden Sie diese erneut und überprüfen Sie die betroffenen Lieferversuche. Verwenden Sie Retry nur dort, wo die App es anbietet.
Überprüfen Sie einen Zeitplan, bevor Sie ihn aktivieren
- Sofortige Lieferung und geplante Lieferung sind unterschiedliche Möglichkeiten. Überprüfen Sie den im Regeleditor angebotenen Zeitplan.
- Überprüfen Sie den Ordner, den Empfänger, den verbundenen Absender und den aktivierten Zustand nach der Bearbeitung.
- Das Deaktivieren einer Regel verhindert zukünftige Arbeit entsprechend dem aktivierten Zustand; Überprüfen Sie bestehende Lieferversuche separat.
Beispiel: Erstellen Sie eine Regel für Steuerdokumente an Ihren Berater und eine andere für die Gehaltsabrechnung an HR. Überprüfen Sie jeden Empfänger separat.
Untersuchen Sie eine erfolglose Lieferung
- Öffnen Sie die Lieferaktivität der Regel und lesen Sie den Fehler.
- Reparieren Sie eine abgelaufene Absenderverbindung oder eine andere gemeldete Ursache zuerst.
- Wiederholen Sie nur den betroffenen Versuch, bei dem die App Retry anbietet, und überprüfen Sie dann ihren neuen Status.
Mehr erfahren
Die vollständige Anleitung enthält weitere Einstellungen, Voraussetzungen und Fehlerbehebung. Vollständige Anleitung öffnen →