Fragen stellen. Arbeit erledigen.

So funktioniert es

Finden Sie Informationen und nutzen Sie geführte Befehle für Dateien, Ordner, E-Mail und mehr.

Stellen Sie eine konkrete Frage oder wählen Sie einen Befehl.
Prüfen Sie ausgewählte Dateien, Werte und Ziele.
Kontrollieren Sie das Ergebnis auf der betroffenen Workspace-Seite.

Beginnen Sie mit einer Frage oder einem Befehl

Stellen Sie eine Frage, um Informationen zum Arbeitsbereich zu finden, oder wählen Sie einen Befehl, um etwas zu ändern. Der Assistent verwendet die in Ihrem aktuellen Arbeitsbereich verfügbaren Informationen und Berechtigungen. Öffnen Sie den verknüpften Datensatz, um den ursprünglichen und aktuellen Status zu überprüfen.

Fragen: Fragen Sie nach Dokumenten, die überprüft werden müssen, letzten Uploads, fehlgeschlagenen E-Mails, Plankapazität oder Speicherverbindung.
Befehle: Geben Sie unterstützte Workflows ein / um sie zu sehen, oder verwenden Sie die Schnellbefehlsschaltflächen unter dem Composer.
Seien Sie spezifisch: Geben Sie einen Dateinamen, Ordner, Person oder Datum an, wenn relevant. Wählen Sie das richtige Ergebnis, wenn mehrere Elemente übereinstimmen.

Beispiel: "Welche Dokumente müssen überprüft werden?" hilft Ihnen, Arbeit zu finden. /move startet einen Workflow, der ändern kann, wo ausgewählte Dateien gespeichert sind.

Wissen, wann eine Aktion eingereicht wird

Lesen Sie jedes Befehlsformular, bevor Sie es abschließen. Einige ausgefüllte slash-befehlsformulare reichen ihre aktion direkt nach der validierung ein; eine zweite bestätigungskarte ist nicht garantiert. Andere Ströme zeigen Überprüfung und Bestätigen Kontrollen. Folgen Sie den tatsächlich gezeigten Kontrollen.

Überprüfen Sie die ausgewählten Dateien, Ziel, Empfänger, Konto und Werte vor dem letzten Schritt.
Verwenden Sie Edit, Back oder Cancel, wo angeboten, während Sie die Aktion vorbereiten.
Einmal eingereicht, sehen Sie sich das Aktionsergebnis an. Das Schließen des Assistenten ist keine zuverlässige Möglichkeit, eine bereits begonnene Operation abzubrechen.
Eine Antwort, die eine Aktion beschreibt, ist kein Beweis dafür, dass sie erfolgreich war. Suchen Sie nach dem Ergebnis der Operation und überprüfen Sie die betroffene Seite.

Beispiel: Überprüfen Sie vor dem Umzug, ob das Ziel 02 Ausgaben/Reise ist und nur die beabsichtigten Quittungen ausgewählt sind.

Befehle finden und die Tastatur nutzen

Geben Sie / ein und wählen Sie eine Aufgabe. Sie müssen keine Befehle auswendig lernen. Die geführten Schritte fragen die benötigten Angaben ab.

Neun Befehlsgruppen: /rename, /move, /classify, /folders, /email, /forwarding, /team, /lexware und /payables.
Pfeiltasten wählen einen Eintrag, Enter bestätigt die Auswahl. Shift + Enter fügt eine neue Zeile ein.
Esc geht zurück oder schließt das aktuelle Steuerelement. In unterstützten Formularen führt Backspace zum vorherigen Feld.
Unter Keyboard finden Sie die Tastenkürzel. Befehle sind auch auf Deutsch, Französisch und Türkisch verfügbar; die englischen Namen funktionieren weiterhin.

Beispiel: Geben Sie /folders ein und wählen Sie „Ordner hinzufügen“. Danach führt Sie das Formular durch die Einstellungen.

Eine Datei umbenennen — /rename

Suchen und wählen Sie das vorhandene Dokument aus. Überprüfen Sie den aktuellen Namen und Ordner.
Geben Sie den neuen Dateinamen ein und prüfen Sie ihn, bevor Sie den Befehl ausführen.
Die bestehende Erweiterung bleibt erhalten, wenn sie weggelassen wird. Slashes, Steuerzeichen, leere Namen, unveränderte Namen und überlange Namen werden abgelehnt.
Überprüfen Sie das Ergebnis für die alten und neuen Namen. Die Umbenennung bearbeitet den Inhalt des Dokuments nicht.

Beispiel: Umbenennen Sie bill.pdf in 2026-09 Invoice Acme. Der resultierende Name behält .pdf.

Ausgewählte Dateien verschieben — /move

Durchsuchen Sie vorhandene Workspace-Dateien und wählen Sie die Dokumente aus, die Sie verschieben möchten. Überprüfen Sie die Auswahl auf den Ergebnisseiten.
Wählen Sie ein Ziel aus dem Ordner Picker. Öffnen Sie bei Bedarf verschachtelte Ordner und überprüfen Sie den vollständigen Pfad.
Überprüfen Sie die ausgewählten Dateien und das Ziel, und schließen Sie dann den Umzug mit den angezeigten Steuerelementen ab.
Die Aktion überprüft die aktuelle Dateiverfügbarkeit und kompatible Speicherung. Ein Umzug ist keine allgemeine Übertragung zwischen verschiedenen Speicheranbietern.
Lesen Sie das Ergebnis jeder Datei. Einige Dateien können erfolgreich sein, während andere fehlschlagen.

Beispiel: Wählen Sie drei Taxiquittungen aus, wählen Sie 02 Expenses/Travel und überprüfen Sie, ob alle drei Züge vor der Abreise erfolgreich waren.

Dateien anhängen und klassifizieren — /classify

Verwenden Sie + oder ziehen Sie Dateien in den Nachrichtenfelds. Überprüfen Sie die Anhängenamen und entfernen Sie unbeabsichtigte Dateien vor dem Senden.
Wählen Sie Auto-Klassifizierung, damit AI ein Ziel auswählen kann, oder wählen Sie ein verfügbares Ziel in Ihrer Ordnerstruktur aus.
Fügen Sie optionale Anweisungen hinzu, wenn Sie das Dokument erklären müssen. Eine Ordnerstruktur muss für die Zielauswahl verfügbar sein.
Die Upload- und Verarbeitungsflussüberprüfungen unterstützten Dateien, Größenbeschränkungen, Aktivdateizuweisungen und erforderliche Zustimmung oder Verbindungen.
Sehen Sie sich den Fortschritt per Datei an. Ein erfolgreicher Upload bedeutet nicht, dass die Klassifizierung bereits abgeschlossen ist. Überprüfen Sie das Ergebnis in Dokumenten.

Beispiel: Fügen Sie eine Lieferantenrechnung hinzu, wählen Sie Auto-Klassifizierung und fügen Sie "Dies ist eine Geschäftsreisekosten" hinzu. Überprüfen Sie den vorgeschlagenen Ordner und extrahierte Informationen danach.

Umgang mit übergroßen Dateien, Duplikaten und fehlgeschlagenen Uploads

Wenn ein berechtigtes PDF oder Bild zu groß ist, verwenden Sie Optimieren, wenn es angeboten wird. Überprüfen Sie die optimierte Ausgabe, bevor Sie sie verwenden.
Eine doppelte Warnung bedeutet, dass die App übereinstimmende Inhalte gefunden hat; prüfen Sie das vorhandene Dokument, bevor Sie trotzdem Upload auswählen.
Retry eine fehlgeschlagene Datei oder verwenden Retry fehlgeschlagene Dateien für die fehlgeschlagene Gruppe. Überprüfen Sie zuerst den Fehler und beheben Sie Verbindungs-, Kontingent- oder Dateiprobleme.
Wenn der Quellanhang nicht mehr zum Wiederholen verfügbar ist, fügen Sie das Original erneut an.

Beispiel: Wenn zwei Uploads erfolgreich sind und einer fehlschlägt, wiederholen Sie die fehlgeschlagene Datei, anstatt die gesamte Gruppe erneut hochzuladen.

Ordnerstruktur wählen oder zurücksetzen — /folders

Der Befehl Ordner umfasst Ordnerstruktur auswählen, Ordner hinzufügen, Ordnereinstellungen bearbeiten, Ordner neu ordnen, benutzerdefinierte Felder verwalten, benutzerdefinierten Ordner löschen und Ordnerstruktur zurücksetzen.

Wählen Sie Ordnerstruktur öffnet den Ordner-Setup-Workflow. Überprüfen Sie die Vorlage, bevor Sie sie anwenden.
Löschen Sie benutzerdefinierte Ordner und Reset-Ordnerstruktur öffnen Sie die entsprechenden Seitensteuerelemente; die Auswahl einer Verknüpfung allein beweist nicht, dass Löschen oder Zurücksetzen stattgefunden hat.
Lesen Sie die Auswirkungen und die Bestätigung der Zielseite, bevor Sie eine destruktive Änderung vornehmen.

Beispiel: Die Ordnerstruktur auswählen kann Sie zur Vorlagenauswahl führen; Sie müssen die gewählte Struktur dort noch überprüfen und anwenden.

Ordner erstellen — /folders → Ordner hinzufügen

Geben Sie einen eindeutigen Ordnernamen ein und wählen Sie dann sein Verhalten und alle Namensfelder.
Fügen sie positive keywords hinzu, die dokumente beschreiben, die hier gehören, und negative keywords für ähnliche dokumente, die dies nicht tun.
Der Besitzer kann Ordner erstellen, vorbehaltlich der Arbeitsplatzbenutzer-Ordnergrenze. Doppelte Top-Level-Namen werden abgelehnt.
Überprüfen Sie den resultierenden Ordner im Ordnerbaum. Das Erstellen eines Ordners verschiebt nicht automatisch alle vorhandenen Dokumente.

Beispiel: Erstellen Sie Verträge mit positiven Keywords "Vereinbarung" und "Vertrag" und einem negativen Keyword "Entwurf", wenn Entwürfe anderswohin gehören.

Bearbeiten von Ordnerverhalten und Keywords

Wählen Sie den vorhandenen Ordner aus, bevor Sie seine Einstellungen bearbeiten.
Verhalten kontrolliert, wie Dokumente organisiert sind. Naming-Felder bieten Werte, die verwendet werden, um Ordnernamen zu erstellen, wo sie unterstützt werden.
Positive Keywords helfen, relevante Dokumente zu identifizieren; negative Keywords helfen, Ausschlüsse zu unterscheiden. Sie sind ein Leitfaden für die Klassifizierung, keine Garantie, die auf einem Wort basiert.
Überprüfen Sie die geänderten Einstellungen vor dem Absenden. Das Aktualisieren von Keywords ist vom Verschieben einer Datei getrennt.

Beispiel: Ein Einkommensordner kann "Honorarium" enthalten und "Lieferantenrechnung" ausschließen, um eingehende Einnahmen von Ausgaben zu unterscheiden.

Ordner neu ordnen und benutzerdefinierte Felder verwalten

Ordner neu bestellen: Überprüfen Sie die vorgeschlagene Bestellung und wenden Sie sie mit dem angezeigten Steuerelement an. Dies ändert die Reihenfolge, nicht den Dateiinhalt.
Verwalten benutzerdefinierter Felder: Überprüfen Sie die vorhandene Feldliste, bevor Sie einen Schlüssel, eine Bezeichnung, eine Beschreibung und einen Typ hinzufügen oder bearbeiten.
Erklären Sie, was das Feld extrahieren soll. Verwenden Sie es in der unterstützten Ordnernamens- oder Dateinamenskonfiguration, wenn Sie möchten, dass es sich auf Namen auswirkt.
Ordner- und benutzerdefinierte Feldänderungen erfordern den Workspace-Eigentümer.

Beispiel: Fügen Sie einen Textfeld-Projektcode mit einer Beschreibung wie „Die interne Projektreferenz auf der Rechnung hinzu und fügen Sie dieses Feld in Ihre Namenseinstellung ein.

Versandautomatisierung erstellen — /email

Wählen Sie Regel erstellen, benennen Sie sie und wählen Sie den Quellordner aus.
Wählen Sie den verbundenen Absender, Empfänger und verfügbaren Zeitplan: sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich.
Überprüfen Sie die Zieladresse und ob die Regel vor dem Ausfüllen des Formulars aktiviert wird.
Nur der Eigentümer der Organisation kann das Senden von Automatisierungen verwalten. Der Plan muss das Feature enthalten und Kapazität für eine andere Regel haben.
Ein getrennter Absender muss vor dem Weiterfahren angeschlossen oder wieder verbunden werden.

Beispiel: Erstellen Sie eine monatliche Regel für Ihren Rechnungsordner, die an Ihren Buchhalter adressiert ist, indem Sie Ihre angeschlossene Arbeits-E-Mail verwenden.

Aktivieren oder Deaktivieren einer E-Mail-Regel

Verwenden Sie /email und wählen Sie „Regel aktivieren“ oder „Regel deaktivieren“.
Wählen Sie die genaue bestehende Regel aus und prüfen Sie ihren Namen, bevor Sie sie einreichen.
Durch die Aktivierung kann die Regel entsprechend ihrem konfigurierten Verhalten ausgeführt werden. Das Deaktivieren pausiert die Regel; es erinnert sich nicht an zuvor gesendete Nachrichten.
Prüfen Sie den aktuellen Regelstatus und die Versandergebnisse unter „Automatischer Versand“. /email verwaltet Automatisierungen; manuelle Dokumenten-E-Mails werden im eigenen Erstellungsdialog verfasst.

Beispiel: Deaktivieren Sie die monatliche Buchhalterregel, während Sie den Empfänger aktualisieren, und überprüfen Sie dann seinen Status, bevor Sie ihn erneut aktivieren.

E-Mail-Weiterleitung verwalten — /forwarding

Dieser Befehl hilft beim Empfang von E-Mail-Anhängen. /email verwaltet dagegen Regeln für den Versand Ihrer Dokumente.

Einrichten: Aktivieren Sie den Empfang, kopieren Sie Ihre Workspace-Adresse und richten Sie die Weiterleitung bei Gmail, Outlook oder Ihrem Anbieter ein. Senden Sie anschließend eine Test-E-Mail.
Status: Prüfen Sie, ob der Empfang aktiviert ist und bereits E-Mails angekommen sind.
Automatische Verarbeitung: Schalten Sie ein, ob akzeptierte Anhänge automatisch gespeichert und klassifiziert werden.
Letzte E-Mails: Öffnen Sie eine Nachricht, um den Verarbeitungsstand und die Ergebnisse ihrer Anhänge zu prüfen.
Weiterleitung stoppen: Deaktivieren Sie den Empfang in AI Sortify. Entfernen Sie bei Bedarf zusätzlich die Weiterleitungsregel beim E-Mail-Anbieter.
Änderungen erfordern Eigentümer- oder Adminrechte und einen kostenpflichtigen Tarif. Prüfen Sie die angezeigte Änderung vor dem Bestätigen.

Beispiel: Leiten Sie eine Lieferantenrechnung an Ihre Workspace-Adresse weiter. Prüfen Sie unter „Letzte E-Mails“, ob sie angekommen ist, und anschließend das Ergebnis des Anhangs.

Teammitglieder einladen und verwalten — /team

Mitglied einladen: Geben Sie die beabsichtigte E-Mail-Adresse ein und überprüfen Sie sie, bevor Sie die Einladung senden. Nur der Eigentümer der Organisation kann einladen.
Mitglied aktivieren oder Mitglied deaktivieren: Wählen Sie einen vorhandenen Teamkollegen aus. Diese Aktionen erfordern den Zugriff von Eigentümern oder Administratoren.
Planzugang und verfügbare Plätze gelten weiterhin. Bestehende Mitgliedschaften, ausstehende Einladungen oder eine andere Organisation können eine Einladung verhindern.
Sie können Ihr eigenes Konto oder den Eigentümer der Organisation nicht deaktivieren. Das Deaktivieren eines Mitglieds ändert den Zugriff; es ist keine Anweisung, seine Dokumente zu löschen.

Beispiel: Laden Sie colleague@example.com ein und überprüfen Sie dann Team auf den Einladungsstatus. Eine gesendete Einladung ist nicht dasselbe wie eine akzeptierte Mitgliedschaft.

Lexware verbinden und Status prüfen — /lexware

Wählen Sie Connect und folgen Sie dem dedizierten Verbindungsformular. Verwenden sie das anmeldefeld, anstatt einen API-schlüssel in eine normale chat-nachricht aufzunehmen.
Das Verbindungsmanagement erfordert einen berechtigten Eigentümer oder ein individuelles Konto und einen Planzugriff.
Wählen Sie Status, um die Verbindung zu prüfen. Wiederverbinden oder beheben Sie Anmeldefehler vor dem Import oder Export.
Wählen Sie Trennen, um die Integrationsverbindung durch den Aktionsfluss zu entfernen. Dies ist unabhängig vom Löschen von Datensätzen, die bereits von Lexware gespeichert sind.

Beispiel: Überprüfen Sie den Status, bevor Sie einen Export starten. Wenn die Verbindung nicht verfügbar ist, lösen Sie sie zuerst, anstatt Dateien wiederholt erneut zu senden.

Importieren und Exportieren von Lexware

Importieren: Wählen Sie die Lexware-Ressource aus und wählen Sie dann das Ziel aus, das der Flow oder die automatische Klassifizierung anbietet.
Exportieren: Wählen Sie ein förderfähiges Workspace-Dokument aus und überprüfen Sie, ob es sich um das beabsichtigte Buchhaltungsdokument handelt.
Überprüfen Sie in der Warteschlange und doppelte Zählungen. Queued bedeutet, dass der Transferauftrag angenommen wurde; Überprüfen Sie Lexware auf das eventuelle Ergebnis.
Verbindung, Feature-Zugriff, Ressourcenverfügbarkeit und Dokumentenberechtigung können eine Operation blockieren.

Beispiel: Exportieren Sie einmal eine Lieferantenrechnung und überprüfen Sie dann das Umtauschergebnis. Ein doppeltes Ergebnis ist ein Grund, den vorhandenen Eintrag zu überprüfen, nicht wiederholt einzureichen.

Erinnerungen verwalten — /payables

Wählen Sie die Erinnerung Aktion und wählen Sie die beabsichtigte Rechnung.
Überprüfen Sie das Erinnerungsdatum, das Fälligkeitsdatum, den Betrag, die Währung und die verfügbaren Erinnerungskanäle.
Füllen Sie die angezeigte Entscheidung aus und überprüfen Sie den Erinnerungsstatus im Rechnungstracking.
Eine geplante Erinnerung ist keine gesendete Erinnerung oder eine abgeschlossene Zahlung. Beheben Sie fehlgeschlagene Erinnerungen aus dem angezeigten Fehler.

Beispiel: Planen Sie eine Erinnerung, bevor eine Rechnung fällig ist, und überprüfen Sie, ob die Aufgabe wie geplant erscheint.

Aktualisierung des Zahlungsstatus und Fälligkeitsdaten

Wählen Sie über /payables → Zahlungsstatus eine Rechnung und wenden Sie die verfügbare Statusänderung an.
Verwenden Sie Fälligkeitsdaten, um eine Rechnung auszuwählen und das korrigierte Fälligkeitsdatum einzugeben.
Überprüfen Sie das ausgewählte Dokument und die Werte, bevor Sie die Aktion abschließen.
Diese Aktionen aktualisieren Tracking-Informationen. Sie überweisen kein Geld oder schreiben das ursprüngliche PDF um. Verbundene Buchhaltungsdaten können ihre eigene Quelle der Wahrheit haben.

Beispiel: Markieren Sie eine außerhalb von AI Sortify bezahlte Rechnung als bezahlt, um die Nachverfolgung zu aktualisieren. Diese Markierung löst keine Bankzahlung aus.

Berechtigungen und Voraussetzungen verstehen

Der Assistent handelt innerhalb des angemeldeten Kontos, der Organisation, des Plans und der verbundenen Dienste.
Ein fehlendes Feature kann einen anderen Plan erfordern; eine Rollenbeschränkung erfordert einen autorisierten Teamkollegen und wird nicht durch ein Upgrade behoben.
Einige Befehle benötigen eine Ordnerstruktur, verfügbare Sitzplätze, einen verbundenen Absender, einen barrierefreien Speicher oder eine Lexware-Verbindung. Befolgen Sie die gezeigte Voraussetzung.
Wenn sich Ihr Konto oder Ihre Organisation während der Vorbereitung einer Aktion ändert, starten Sie sie erneut, damit die Auswahl zum richtigen Arbeitsbereich gehört.
Wenn kein übereinstimmendes Element angezeigt wird, überprüfen Sie die Suche, den aktiven Arbeitsbereich und den Zugriff. Der Assistent sollte nicht erraten, welche Aufzeichnung Sie gemeint haben.

Beispiel: Wenn die Ordnerbearbeitung besagt, dass der Besitzerzugriff erforderlich ist, bitten Sie den Workspace-Eigentümer, die Änderung vorzunehmen.

Lesen Sie Erfolge, Misserfolge und Teilergebnisse

Lesen sie das ergebnis jeder aktion, nicht nur die gesprächsantwort. Öffnen Sie die betroffene Seite, um das Ergebnis zu überprüfen.
Für einen Teilzug bleiben erfolgreiche Dateien erfolgreich; Die Aktion Retry zielt auf die verbleibenden fehlgeschlagenen Dateien ab.
Beheben Sie die angegebene Ursache, bevor Sie erneut versuchen: fehlende Ressource, Berechtigung, Verbindung, Kontingent, Duplikat oder ungültige Eingabe.
Ein Page-Refresh-Fehler kann passieren, nachdem eine Aktion erfolgreich war. Überprüfen Sie den Datensatz, bevor Sie die gleiche Änderung erneut einreichen.
Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Undo-Aktion existiert. Verwenden Sie die verfügbaren Steuerelemente der Funktion, um eine abgeschlossene Änderung zu korrigieren.

Beispiel: Wenn sich vier Dateien bewegen und eine nicht verfügbar ist, überprüfen Sie die nicht verfügbare Datei und wiederholen Sie diesen Fehler, anstatt alle fünf Bewegungen zu wiederholen.

Üben mit Explore Aktionen

Explore-Aktionen führen schreibgeschützte Demonstrationen mit Beispieldaten aus. Ihre Umbenennung, Umzug, E-Mail-Regel, Team, Lexware, Bezahl- und Ordnerbeispiele helfen Ihnen, die Formulare und Ergebnisse zu verstehen. Demo-Erfolg bedeutet nicht, dass sich Ihr Arbeitsbereich geändert hat.

Beispiel: Eine Demo-Rechnung, die in Lexware exportiert wird, ist eine Beispielanimation, keine echte Buchhaltungsübertragung.

Verwenden Sie Hilfe und verwandte Anleitungen

Hilfe neben der Tastatur öffnet den Feature-Guide-Katalog, ohne Ihren Nachrichtenfeldstext zu senden. Vorherige und Nächste Bewegung durch die Führung Sequenz. Verwenden Sie die zugehörigen Funktionshandbücher für das Verhalten auf der ganzen Seite, einschließlich Dokumentenaktionen, Ordnernamen, E-Mail-Zustellung, Rechnungsverfolgung und Speicherberechtigungen.

Beispiel: Öffnen Sie den Ordnerbaumführer, wenn Sie den Unterschied zwischen einem Container und einem Dokumentziel verstehen müssen, bevor Sie dessen Verhalten bearbeiten.

Antworten prüfen und einen neuen Chat beginnen

Nutzen Sie eine vorgeschlagene Frage oder schreiben Sie selbst. Fragen zu Dateien, E-Mail-Aktivität, Speicher und Verbrauch beziehen sich auf den aktuellen Workspace.
Öffnen Sie verknüpfte Dateien und Ergebnisse, um die Antwort am Original zu prüfen. Wenn mehrere Dateien passen, wählen Sie die richtige aus.
Bei Antworten können Sie den Text kopieren oder die zugehörige Frage erneut senden. Prüfen Sie den Ergebnisstatus einer Aktion, bevor Sie sie wiederholen.
„Chatverlauf löschen“ leert die Unterhaltung und die angezeigte Dateiaktivität. Bereits ausgeführte Aktionen werden dadurch nicht rückgängig gemacht und gespeicherte Dokumente nicht gelöscht.

Beispiel: Fragen Sie „Welche E-Mails sind fehlgeschlagen?“ und öffnen Sie das passende Ergebnis, um den Fehler zu prüfen.

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Die vollständige Anleitung enthält weitere Einstellungen, Voraussetzungen und Fehlerbehebung. Vollständige Anleitung öffnen →