Ordnerstrukturen erklärt

Was ist eine Ordnerstruktur?

Eine Ordnerstruktur ist das Layout von Ordnern und Unterordnern, die zum Organisieren Ihrer Dokumente verwendet werden. In AI Sortify gibt eine Vorlage Ihrem Arbeitsbereich eine Startstruktur. Ordnereinstellungen helfen zu bestimmen, wohin klassifizierte Dokumente gehören.

Warum gibt es verschiedene Ordner?

Verschiedene Dokumente dienen unterschiedlichen Zwecken. Einkommen hält Geld, das hereinkommt; Ausgaben halten Kosten; Verträge halten Vereinbarungen. Ein Freelancer benötigt möglicherweise Kunden und Projekte, während ein Haushalt Familie, Wohnen und Gesundheit benötigt. Wählen Sie Kategorien, die Sie später erkennen können, anstatt einen Ordner für jede einzelne Datei zu erstellen.

Die drei Teile der Organisation

Der Ordnerbaum entscheidet, wohin ein Dokument geht. Benutzerdefinierte Felder erfassen zusätzliche Informationen aus ihrem Inhalt. Die Namensgebung der Datei entscheidet darüber, wie die Datei aufgerufen wird. Sie arbeiten zusammen, aber das Ändern eines konfiguriert die anderen nicht automatisch.

Beginnen Sie mit einem Template

Öffnen Sie Vorschauvorlagen, um die verfügbaren Strukturen zu vergleichen, bevor Sie eine erzeugen. Personal Filing passt zu privaten Dokumenten; Freelancer passt zu unabhängigen Arbeiten. General und Small Business sind weitere Ausgangspunkte. Einige Vorlagen erfordern einen bezahlten Plan. Die Vorschau einer Vorlage ersetzt nicht Ihre aktuelle Struktur.

Für den privaten Gebrauch: Personal Filing

Die aktuelle Vorlage umfasst Persönlichkeit und Identität, Familie und Kinder, Einkommen, Ausgaben, Finanzen und Banken, Verträge, Versicherungen, Wohnen und Haushalt, Arbeit und Karriere, Gesundheit und Prävention, Mobilität und Fahrzeuge, Freizeit und Projekte und Steuern sowie manuelle Fallback. Beginnen Sie mit den Kategorien, die Ihren Dokumenten entsprechen.

• Persönlichkeit und Identität · Familie und Kinder
• Einkommen · Ausgaben · Finanzen und Banken
• Verträge · Versicherung · Wohnen und Haushalt
• Arbeit und Karriere · Gesundheit und Prävention
• Mobilität und Fahrzeuge · Freizeit und Projekte · Steuern
• Manuelles Fallback

Für freiberufliche Arbeit: Freelancer

Die aktuelle Vorlage enthält Einnahmen, Ausgaben, Kunden, Projekte, Bank, Steuern, Verträge, Geschäft und Versicherung sowie manuelle Fallback. Einkommen verwendet Jahr → Monat; Ausgaben verwendet Jahr → Monat → Entität; Kunden, Projekte und Verträge verwenden Entität. Eine Entität kann eine Person oder Firma sein, die mit einem Dokument verbunden ist.

• Einkommen — Jahr → Monat
• Ausgaben — Jahr → Monat → Unternehmen
• Auftraggeber · Projekte · Verträge — Unternehmen
• Bank · Steuern - Jahr → Monat
• Unternehmen — Fixed · Versicherungsunternehmen
• Manuelles Fallback

Wie das Verhalten von Ordnern funktioniert

Fixed hält Dokumente in diesem Ordner. Ein Container gruppiert Unterordner. Datumsbasierte Verhaltensweisen organisieren sich nach Jahr oder Monat, während entitätsbasierte Verhaltensweisen Dokumente nach der zugehörigen Person oder dem Unternehmen gruppieren. Das Verhaltenshandbuch erklärt jede Option und der Ordnereditor zeigt ein Beispielergebnis an.

• Fixed – Dokumente bleiben direkt im Ordner, zum Beispiel Contracts/agreement.pdf.
• Container - Gruppen Kinderordner; Dokumente gehen in diese Unterordner. Beispiel: Geschäft → Einkommen oder Ausgaben.
• Jahr — fügt ein Jahr hinzu, zum Beispiel Taxes/2026/file.pdf.
• Monat — fügt einen Monatsordner hinzu, z. B. Receipts/01 January/file.pdf.
• Jahr → Monat — Gruppen nach Jahr zuerst, zum Beispiel Einkommen/2026/01 Januar/file.pdf.
• Entity — Gruppen nach einer Person, einem Unternehmen oder einem konfigurierten Namenswert, zum Beispiel Clients/Acme/file.pdf.
• Jahr → Monat → Entity — setzt das Datum an erster Stelle, zum Beispiel Expenses/2026/01 Januar/Acme/file.pdf.
• Entity → Year → Month — stellt die Person oder das Unternehmen an die erste Stelle, zum Beispiel Staff/Anna/2026/01 Januar/file.pdf.
• Wege sind illustrativ. Genaue Namen hängen von Ihrer Vorlage, Sprache, extrahierten Werten und Einstellungen ab. Überprüfen Sie das Beispielergebnis im Editor.

Passen Sie Ihre Struktur an

Verwenden Sie Edit neben einem Ordner, um seine Einstellungen zu ändern. Organisieren Sie Dateien, indem Sie ihr Verhalten kontrollieren. Ordnernamensfelder und benutzerdefinierte Felder enthalten Werte für dynamische Namen. Positive und negative Keywords helfen zu beschreiben, welche Dokumente dort hingehören. Sie können benutzerdefinierte Ordner innerhalb Ihrer Plangrenzen hinzufügen und Ordner ziehen, um sie neu zu ordnen.

• Verwenden Sie Edit neben einem Ordner, um seine Einstellungen zu ändern.
• Organisieren Sie Dateien, indem Sie das Ordnerverhalten steuern.
• Ordnernamensfelder und benutzerdefinierte Felder enthalten Werte für dynamische Namen.
• Positive und negative Keywords helfen zu beschreiben, welche Dokumente dort hingehören.
• Fügen Sie benutzerdefinierte Ordner innerhalb Ihrer Plangrenzen hinzu und ziehen Sie Ordner, um sie neu zu ordnen.

Hinzufügen eines neuen Ordners

Verwenden sie den ordner hinzufügen, geben sie einen klaren namen ein, wählen sie dessen verhalten und fügen sie relevante keywords hinzu. Wenn Sie ein entitätsbasiertes Verhalten wählen, überprüfen Sie auch Ordnernamensfelder. Erstellen Sie beispielsweise Projekte und verwenden Sie einen extrahierten Projektnamen, um Dokumente zu gruppieren. Das Hinzufügen des Ordners verschiebt nicht automatisch alle vorhandenen Dateien.

• Wählen Sie Ordner hinzufügen und geben Sie einen beschreibenden Namen wie Projekte ein.
• Wählen Sie Dateien organisieren nach: Fest für ein Ziel oder ein Entitäts- / Datumsverhalten für Unterordner.
• Wählen Sie für entitätsbasierte Verhaltensweisen Ordnernamensfelder aus, wenn Sie benutzerdefinierte extrahierte Werte verwenden möchten.
• Fügen Sie bestimmte positive Keywords und nur nützliche negative Keywords hinzu.
• Überprüfen Sie das Beispiel, dann speichern. Die Verfügbarkeit des benutzerdefinierten Ordners hängt von Ihrem Plan und den Arbeitsbereichsberechtigungen ab.

Positive Keywords: Was gehört hier hin?

Positive Keywords beschreiben Anzeichen dafür, dass ein Dokument in einen Ordner gehört. Für Versicherungen umfassen Beispiele Versicherungspolice, Deckung und Versicherungsnummer. Bevorzugen Sie bestimmte Sätze, die die Kategorie unterscheiden. Ein breites Wort wie Rechnung kann sowohl in Einnahmen als auch in Ausgaben erscheinen, so dass es nicht ausreicht, sie voneinander zu unterscheiden.

Negative Keywords: Was gehört hier nicht hin?

Negative Keywords helfen, Dokumente zu unterscheiden, die woanders hingehen sollten. Für einen Versicherungsordner kann ein Satz wie eine Bewerbung helfen, ein nicht verwandtes Dokument zu identifizieren, wenn es dort falsch klassifiziert wurde. Verwenden Sie Ausschlüsse sorgfältig: Eine echte Versicherungsrechnung könnte das Wort Rechnung enthalten, so dass das Ausschließen dieses Wortes gegen das gewünschte Ergebnis wirken könnte. Keywords leiten die klassifizierung; sie garantieren kein ziel.

Ordnernamensfelder und benutzerdefinierte Felder

Ein benutzerdefiniertes Feld erfasst einen Wert; ein Ordnernamensfeld teilt einem entitätsbasierten Ordnerverhalten mit, welchen Wert verwendet werden soll. Beispiel: Erstellen Sie ein Textfeld mit dem Namen Project, beschreiben Sie es als den Projektnamen, der im Dokument angegeben ist, und wählen Sie es dann in Ordnernamensfeldern für Projekte aus. Wenn Project Apollo ist, kann das Beispielziel Projects/Apollo sein. Überprüfen Sie das Beispiel des Editors und gehen Sie nicht davon aus, dass jedes Dokument diesen Wert enthält.

Ein vollständiges Beispiel

Stellen Sie sich eine Rechnung vom Januar 2026 für das Projekt Apollo vor. Erstellen Sie zunächst das benutzerdefinierte Projektfeld. Konfigurieren Sie dann Projekte mit Entity-Verhalten und wählen Sie Project in Ordnernamensfeldern aus. Wählen Sie schließlich ein Dateinamenmuster aus, das Dokumenttyp, Projekt und Datum enthält. Ein illustratives Ergebnis ist Projects/Apollo/Invoice Apollo 2026-01-20.pdf. Die Ordnerkategorie, das extrahierte Feld und das Namensmuster tragen jeweils einen anderen Teil bei.

• Dokument: eine Rechnung vom 20. Januar 2026 für das Projekt Apollo.
• Benutzerdefinierte Felder: Definieren Sie Project als Textfeld, das den Projektnamen extrahiert.
• Ordnerbaum: Konfigurieren Sie Projekte mit Entity-Verhalten und wählen Sie Projekt in Ordnernamensfeldern aus.
• Dateiname: Wählen Sie Dokumenttyp + Projekt + Dokumentdatum, getrennt durch Unterstriche.
• Beispiel: Projects/Apollo/Invoice Apollo 2026-01-20.pdf.
• Dies ist ein Beispiel, keine garantierte Extraktion. Überprüfen Sie die tatsächlichen Dokumentergebnisse.

Überprüfung und Verbesserung der Ergebnisse

Verwenden Sie das Beispielergebnis, um das Pfadlayout vor dem Speichern zu überprüfen. Überprüfen Sie dann ein verarbeitetes Dokument, um zu sehen, ob seine Kategorie und extrahierten Werte sinnvoll sind. Wenn es in der falschen Kategorie landet, verfeinern Sie die Ordnerbeschreibung durch seine Keywords. Wenn ein dynamischer Name falsch ist, lesen Sie die benutzerdefinierte Feldbeschreibung und die ausgewählten Namensfelder. Manual Fallback ist eine Bewertungskategorie, die in den Vorlagen enthalten ist.

Ordnernamen und Dateinamen

Die Ordnerstruktur entscheidet, wohin ein Dokument gehört. Der Name der Datei kontrolliert den Namen des Dokuments. Legen Sie im Tab Dateinamen ein Standardmuster oder ein benutzerdefiniertes Muster für einen Ordner fest. Inherited Ordner verwenden das entsprechende Parent oder Standardmuster. Fehlende Feldwerte werden übersprungen. Das Speichern eines Namensmusters gilt für die zukünftige Verarbeitung und benannt bestehende Dateien nicht um.

Überprüfung vor der Änderung

Überprüfen Sie die Vorschau und die Beispielergebnisse vor dem Speichern. Wenn eine Struktur bereits vorhanden ist, werden Sie in der Vorlagenvorschau möglicherweise aufgefordert, sie zurückzusetzen, bevor Sie eine andere erzeugen. Lesen Sie zuerst die Reset-Erklärung. Das Überprüfen eines Handbuchs oder einer Vorlage ändert Ihre Ordner nicht.

Beenden Sie verschachtelte Bearbeitungen und speichern Sie den Ordner

• Überprüfen Sie den Ordnernamen, Organisieren Sie Dateien nach Verhalten, Benennungsfeldern, Überschreiben von Dateinamen und Keywords zusammen.
• In einem Keyword- oder Namenseditor ausgeführt kehrt zum Ordnereditor zurück; Überprüfen Sie die Aktion Speichern auf Ordnerebene, um die vollständige Bearbeitung fortzusetzen.
• Wenn Sie mit nicht gespeicherten Änderungen schließen, verwenden Sie die Ablageaufforderung absichtlich.
• Die schnelle Erstellung einer Namensquelle und die Auswahl einer vorhandenen Quelle sind unterschiedliche Aktionen. Prüfen Sie, welches Feld erstellt und ausgewählt wurde.