Warum ein benutzerdefiniertes Feld verwenden?
Standardfelder beschreiben allgemeine Dokumentinformationen. Ein benutzerdefiniertes Feld erfasst ein zusätzliches Detail, das für Sie wichtig ist – zum Beispiel Projekt, Mitarbeitername, Lizenzschild oder Verlängerungsdatum. Fügen Sie ein Feld hinzu, wenn Sie diesen Wert für Ihren Workflow benötigen, anstatt ein Feld für jedes Wort in einem Dokument zu erstellen.
Erstellen Sie Ihr erstes Feld
Wählen Sie ein klares Etikett, wählen Sie Text oder Datum und beschreiben Sie genau, welche Informationen extrahiert werden sollen. Speichern Sie das Feld und konfigurieren Sie dann, wo sein Wert verwendet werden soll. Das Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes ändert keine Dateinamen oder Ordnerorganisation.
- Wählen Sie ein klares Label wie Project.
- Wählen Sie Text für einen Projektnamen oder Datum für ein bestimmtes Datum.
- Beschreiben Sie den genauen Wert, der aus dem Dokument extrahiert werden soll.
- Speichern Sie das Feld und fügen Sie es dann einem Dateinamenmuster oder Ordnernamensfeldern hinzu.
- Das Erstellen eines benutzerdefinierten Feldes ändert keine Dateinamen oder Ordnerorganisation.
Wählen Sie Text oder Datum
Verwenden Sie Text für Namen, Codes und Bezeichner wie Projekt oder Lizenzschild. Verwenden Sie das Datum für ein bestimmtes Datum, z. B. ein Vertragsverlängerungsdatum. Wenn das Dokument mehrere Daten hat, erklären Sie, welches Sie meinen. Verwenden Sie kein Datum für eine Projektnummer, die nur wie ein Datum aussieht.
Schreiben Sie eine klare Extraktion Beschreibung
Versuchen Sie für Project: „Extrahieren Sie den Projektnamen, der ausdrücklich im Dokument angegeben ist. Verwenden Sie nicht den Firmennamen des Kunden als Projektnamen. Versuchen Sie für das Verlängerungsdatum: "Extrahieren Sie das Datum, an dem der Vertrag verlängert wird, nicht das Unterschriftsdatum." Spezifische Beschreibungen reduzieren die Mehrdeutigkeit; sie garantieren nicht, dass jedes Dokument die angeforderten Informationen enthält.
Verwenden eines benutzerdefinierten Felds in einem Dateinamen
Öffnen Sie Dateinamen und bearbeiten Sie das Standardmuster oder das benutzerdefinierte Muster eines Ordners. Verwenden Sie die Schaltfläche Hinzufügen, um Ihr Feld auszuwählen, ziehen Sie es in Position und überprüfen Sie die Vorschau, bevor Sie speichern. Beispielsweise kann Dokumenttyp + Project Invoice Apollo.pdf erzeugen. Die ursprüngliche Dateierweiterung bleibt erhalten.
- Öffnen Sie Dateinamen und bearbeiten Sie den Standard oder ein ordnerspezifisches Muster.
- Verwenden Sie den Add-Button, um Project auszuwählen.
- Ziehen Sie die Felder in die gewünschte Reihenfolge.
- Überprüfen Sie die Vorschau und speichern. Beispiel: Invoice Apollo.pdf.
- Die ursprüngliche Erweiterung bleibt erhalten; fehlende Werte werden übersprungen.
Verwenden eines benutzerdefinierten Felds in einem Ordnernamen
Öffnen Sie den Ordnerbaum und bearbeiten Sie den Zielordner. Wählen Sie ein Entity-basiertes Organisieren von Dateien nach Verhalten und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Feld in Ordnernamensfeldern aus. Überprüfen Sie das Beispielergebnis. Für Projekte mit Entity-Verhalten und ausgewähltem Projekt kann Apollo der Unterordnername werden. Ein Fixed-Ordner erstellt diese dynamische Gruppierung nicht, nur weil das Feld existiert.
- Öffnen Sie den Ordnerbaum und bearbeiten Sie Projekte.
- Wählen Sie eine Entity-basierte Organize Dateien nach Verhalten.
- Wählen Sie Projekt in Ordnernamensfeldern aus.
- Überprüfen Sie das Beispielergebnis und speichern Sie. Beispiel: Projekte/Apollo.
- Ein Fixed-Ordner erstellt keine dynamische Gruppierung, nur weil das Feld existiert.
Ein Feld, zwei Anwendungen
Ein Dokument besagt Projekt: Apollo. Das benutzerdefinierte Feld extrahiert Apollo; das Ordnerverhalten kann es für Projects/Apollo verwenden; das Dateinamenmuster kann es für Invoice Apollo.pdf verwenden. Jede Nutzung muss separat konfiguriert werden. Die Abbildung zeigt Probenwerte, kein tatsächliches Extraktionsergebnis.
- Inhalt des Dokuments: Projekt: Apollo.
- Benutzerdefinierte Feldauszüge: Apollo.
- Ordnerverhalten verwendet es: Projekte / Apollo.
- Filename-Muster verwendet es: Invoice Apollo.pdf.
- Konfigurieren Sie die beiden Anwendungen separat. Dies sind Abtastwerte, keine tatsächliche Extraktion.
Wenn ein Wert fehlt
Das Dokument enthält möglicherweise nicht die angeforderten Informationen oder ist möglicherweise nicht lesbar. In Dateinamen werden fehlende Feldwerte übersprungen. Gehen Sie nicht davon aus, dass der Beispielwert in der Vorschau in reale Dateien eingefügt wird. Überprüfen Sie den Dokumentinhalt und Ihre Feldbeschreibung, bevor Sie das Muster ändern.
Wenn ein Wert falsch ist
Prüfen Sie, ob sich die Beschreibung auf mehr als einen Wert beziehen kann. Beispielsweise kann ein Dokument sowohl einen Kunden als auch ein Projekt benennen. Geben Sie an, welche Sie benötigen, und überprüfen Sie dann die Ergebnisse eines anderen relevanten Dokuments. Wenn der Wert korrekt ist, das Ziel jedoch falsch ist, überprüfen Sie stattdessen das ausgewählte Ordnerverhalten und die Ordnernamensfelder.
Bevor Sie Ihr Setup ändern
Überprüfen Sie, welche Ordnernamenseinstellungen und Dateinamenmuster das Feld verwenden, bevor Sie es ändern oder entfernen. Namensänderungen gelten für die zukünftige Verarbeitung; sie benennen bestehende Dateien nicht um. Feldverfügbarkeit und Bearbeitungsberechtigungen hängen von der Konfiguration und den Grenzen Ihres Arbeitsbereichs ab.