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Hinzufügen und Verarbeiten von Dateien

Verwenden Sie Upload-Dateien oder den verfügbaren Import-Workflow, um Dokumente hinzuzufügen.
Beobachten Sie den Verarbeitungsstatus, anstatt anzunehmen, dass ein Upload bereits organisiert ist.
Öffnen Sie ein Dokument, um die extrahierten Informationen, den vorgeschlagenen Namen und den Zielort zu überprüfen, sofern verfügbar.
Überprüfen Sie Elemente, die Aufmerksamkeit benötigen, bevor Sie sich auf das Ergebnis verlassen.

Verarbeitung, Überprüfung und Fehler

Eine hochgeladene Datei kann immer noch auf Analyse oder Organisation warten.
Überprüfen Sie ein abgeschlossenes Ergebnis mit dem Original, wenn extrahierte Informationen falsch erscheinen.
Wenn die Verarbeitung fehlschlägt, lesen Sie den Dateifehler, beheben Sie die Ursache und versuchen Sie es nur dort, wo es angeboten wird.
Überprüfen Sie den Dokumentverlauf oder die Details, wenn verfügbar, um zu verstehen, welcher Schritt abgeschlossen wurde.

Finden Sie das richtige Dokument

Verwenden Sie die Suche und den verfügbaren Status oder andere Filter. Ändern Sie sichtbare Spalten, wo angeboten, und scrollen Sie horizontal, wenn die Tabelle mehr Informationen als passt. Filter löschen, wenn eine erwartete Datei fehlt.

Ein Ergebnis verstehen

Ein abgeschlossener Verarbeitungsschritt garantiert nicht, dass jedes extrahierte Feld korrekt ist. Überprüfen Sie die Quelldatei und zeigen Sie die Überprüfungsdetails an, wenn ein Name, ein Betrag, ein Datum oder ein Ordner falsch aussieht. Fehler- und Überprüfungszustände erfordern unterschiedliche Aktionen.

Öffnen und Verwalten von Dateien

Die Dokumentaktionen hängen vom Status, dem Speicheranbieter und Ihren Berechtigungen ab. Öffnen Sie Details oder die Datei, um sie zu inspizieren. Eine Laufwerkordneraktion ist nur verfügbar, wenn der zugrunde liegende Speicher sie unterstützt. Lesen Sie Bestätigungen für Aktionen, die Dateien verschieben oder entfernen.

Ausgewählte Dateien senden

Wählen Sie die Dokumente zum Teilen aus und wählen Sie E-Mail senden.
Wählen Sie Ihr verbundenes Absenderkonto und geben Sie den Empfänger, den Betreff und die Nachricht ein.
Überprüfen Sie Anhänge, senden oder speichern Sie dann einen Entwurf.
Verwenden Sie E-Mail-Aktivität für manuelle E-Mail-Entwürfe und den Sendestatus.

Wie Organisation entschieden wird

Ordnerstruktur, Ablegen von Schlüsselwörtern, Namensmustern und benutzerdefinierten Feldern beeinflussen den Verarbeitungsworkflow. Konfigurieren Sie diese auf den Seiten der Ordnerstruktur. Ein benutzerdefiniertes Extraktionsfeld ist vom tatsächlichen Ordner oder Dateinamen eines Dokuments getrennt.

Angaben zur Akte: Kontrolle vor dem Handeln

Öffnen Sie Dateidetails, um den verfolgten Datensatz und verfügbare extrahierte Informationen zu überprüfen.
Vergleichen Sie das Quelldokument mit extrahierten Daten, Namen, Beträgen und Zielort.
Details beschreiben den Workspace-Record; Open file öffnet das zugrunde liegende gespeicherte Dokument.

Umbenennen eines individuellen Dokuments

Web: Öffnen Sie Dateidetails und verwenden Sie die Umbenennungssteuerung. Das Web-Zeilenmenü hat kein separates Rename-Element.
Desktop: Rename wird im Zeilenmenü angeboten, wenn die gespeicherte Datei und der Callback verfügbar sind.
Speichern Sie den beabsichtigten Namen und überprüfen Sie das Ergebnis. Durch das Umbenennen dieses Dokuments wird das Standardnamensmuster für zukünftige Dateien nicht bearbeitet.

Datei öffnen, Ordner öffnen oder herunterladen?

Datei öffnen: öffnet das gespeicherte Dokument; für Drive öffnet dies seine Drive-Dateiseite.
Ordner öffnen: öffnet den enthaltenden Speicherort, wo er unterstützt wird. Es kann nicht verfügbar sein, wenn die Ordnerreferenz fehlt.
Download-Datei: Fordert eine Kopie vom Speicheranbieter an. Es bewegt das Original nicht.
Wenn Ihr Browser das Dateifenster blockiert, lassen Sie das Popup der App zum Öffnen von Dateien zu und versuchen Sie es erneut.
Wenn der Speicherzugriff fehlt oder abgelaufen ist, reparieren Sie die Verbindung, anstatt wiederholt herunterzuladen.

Link kopieren: Überprüfen Sie den Speicheranbieter

Google Drive: Der kopierte Dateilink erfordert weiterhin den Zugriff des Empfängers auf Drive. Der Kopierlink gewährt diesen Zugriff nicht.
AI Sortify Cloud: Die Web-Aktion fordert einen kurzlebigen Link mit einer Lebensdauer von fünf Minuten an. Behandeln Sie den Link als Zugriff auf die Datei, solange er gültig ist.
Eine fehlende gespeicherte Datei oder ein nicht unterstützter Freigabezustand können die Aktion deaktivieren.
Ein abgelaufener Link unterscheidet sich von einem gelöschten Dokument; erzeugen Sie gegebenenfalls einen anderen Link.

Wechsel zu einem anderen Ordner

Öffnen Sie Verschieben zu einem anderen Ordner, wählen Sie das Ziel aus und überprüfen Sie den resultierenden Pfad.
Verwenden Sie das Feld verschachtelter Ordner, wenn Sie den zusätzlichen Unterordner benötigen, der vom Picker unterstützt wird.
Die Webaktion erfordert eine verfügbare gespeicherte Datei mit dem derzeit aktiven Speicheranbieter.
Bestätigen Sie den Umzug, warten Sie auf das Ergebnis und überprüfen Sie den neuen Standort.
Das Verschieben eines Dokuments ändert nicht die Schlüsselwörter des Ordners, das Standardnamensmuster oder jedes ähnliche Dokument.

Ordnerschlüsselwörter aus einem Dokument anpassen

Öffnen Sie das Ordnerpfadmenü und wählen Sie Ordnerschlüsselwörter anpassen, wenn verfügbar.
Der Editor arbeitet mit den Ordnerregeln des Ziels. Wenn es editierbare Regeln nicht lösen kann, zeigt es stattdessen einen Fehler an.
Für ein zuvor verschobenes Dokument kann Move History auch den vorherigen Ordner im Selektor verfügbar machen.
Positive Keywords beschreiben Dokumente, die hier hingehören. Negative Keywords helfen, Dokumente zu unterscheiden, die woanders hingehen sollten.
Save wendet die schlüsselwörter des ordners auf die zukünftige sortierung für alle dokumente an; diese datei wird nicht verschoben.

Schlüsselwörter laden und speichern

Wenn das Laden fehlschlägt, verwenden Sie Retry. Wenn nur einige ordneränderungen gespeichert werden, behält der editor ihre edits und berichtet, dass nicht alle keywords gespeichert werden; versuchen sie es erneut zu beenden. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein ausgefallener Multifolder jede frühere Änderung zurückrollt.

Offene Überprüfung und Bestätigung

Öffnen Sie die Überprüfung, wenn ein Dokument auf eine Überprüfungsentscheidung wartet.
Überprüfen Sie den vorgeschlagenen Dateinamen und das Ziel mit dem Original.
Bestätigen Sie, dass Sie die vorgeschlagene Benennungs- und Ablagesaktion anwenden; es ist nicht nur eine Bestätigung, dass Sie die Vorschau gelesen haben.
Warten Sie auf die Bestätigung und überprüfen Sie den resultierenden Status.

Verarbeitung erneut versuchen

Retry ist nur für berechtigte Datensätze verfügbar und kann deaktiviert werden, während eine andere Aktion aussteht.
Bei einem hochgeladenen Webdokument öffnet die Aktion die Verarbeitungseinrichtung mit einer Zielauswahl. Andere wiederholbare Datensätze verwenden den Retry-Flow.
Lesen Sie zuerst das Scheitern. Speicherzugriff, Quellverfügbarkeit oder das gemeldete Limit vor dem erneuten Versuch.
Die Retry-Verarbeitung stellt eine fehlende Quelldatei nicht automatisch wieder her.

Zahlungsaktionen auf der Rechnung

Add to bill payments erstellt Tracking über das Zahlungsformular.
Bearbeiten oder Überprüfen der Rechnungszahlung öffnet die vorhandene Tracking-Aufgabe, wenn verfügbar.
Überprüfen Sie den Betrag, die Währung, das Fälligkeitsdatum, die Entscheidung und die Erinnerungskontrollen, bevor Sie speichern.
Das Speichern von Zahlungsverfolgung überträgt kein Geld oder zahlt den Lieferanten.

Senden an Lexware

Diese Aktion hängt vom Plan, der Verbindung, der Dokumentenberechtigung und dem ausstehenden Zustand ab.
Die Aktion kann einen Export in die Warteschlange stellen oder melden, dass er bereits exportiert wurde.
Öffnen Sie Lexware, um den Fortschritt und jede Überprüfung oder jeden Fehler zu überprüfen. Ein Warteschlangenexport ist kein Beweis dafür, dass die Verarbeitung abgeschlossen ist.

Sammelaktionen und geeignete Dateien

Wählen Sie Dokumente aus und überprüfen Sie deren Namen und zählen Sie, bevor Sie eine Aktion auswählen.
Die Web-Toolbar bietet Senden E-Mail, Retry, Lexware, wenn verfügbar, und Löschen. Es bietet keine allgemeine Bulk Move oder Rename Aktion hier.
E-Mail enthält Dateien, die eine verfügbare Speicherreferenz haben. Retry und Lexware filtern die Auswahl in berechtigte Dateien.
Desktop-Symbolleistenaktionen hängen von den verbundenen Plattformhandlern ab; Gehen Sie nicht davon aus, dass dort jede Webaktion existiert.
Überprüfen Sie die resultierende Anlageliste oder das Aktionsergebnis. Die Auswahl von zehn Zeilen bedeutet nicht, dass jede Aktion alle zehn verarbeiten kann.

Dauerhaft löschen

Lesen Sie die Bestätigung und überprüfen Sie jede ausgewählte Datei. Diese Aktion entfernt das Dokument aus AI Sortify und löscht die gespeicherte Datei von ihrem Provider.
Es ist kein Umzug in einen wiederherstellbaren App-Trash-Ordner.
Das Backend behandelt eine bereits entfernte Quelle getrennt von einem Autorisierungsfehler. Ein Zugriffsfehler kann das Löschen verhindern.
Bei mehreren Dateien können einige Löschungen erfolgreich sein, bevor eine andere fehlschlägt. Aktualisieren und prüfen Sie die verbleibenden Aufzeichnungen, bevor Sie den Vorgang wiederholen.
Heruntergeladene oder zuvor per E-Mail gesendete Kopien sind separat und werden nicht zurückgerufen.

Extrahierte Geldbeträge bearbeiten

Wo Dateidetails finanzielle Bearbeitung bieten, überprüfen Sie den Quellbetrag und die Währung, bevor Sie speichern. Das Bearbeiten extrahierter Informationen aktualisiert den Workspace-Datensatz; es schreibt die ursprüngliche Rechnung nicht um oder stellt fest, dass sie bezahlt wurde.

Verwaltungsdiagnostik

Desktop kann eine JSON-Klassifizierungsaktion für autorisiertes Debugging aussetzen. Es kopiert Klassifizierungsdaten in die Zwischenablage. Dies kann Dokumentinformationen enthalten; es handelt sich nicht um eine allgemeine Freigabe- oder Dateidownload-Aktion.

Wie funktionieren Dokumente?