Warum eine PDF teilen?
Ein Scanner kann Rechnungen, Briefe und Verträge zusammen speichern. Splitting gibt jedem Dokument eine eigene Datei, so dass Sie es separat finden, teilen und organisieren können. Ein mehrseitiges Dokument sollte normalerweise zusammen bleiben.
1. Fügen Sie Ihre Quelle PDF hinzu
- Web: Verwenden Sie Datei hinzufügen oder Hochladen von PDF, um ein PDF von Ihrem Computer auszuwählen.
- Desktop oder Split Companion: Wählen Sie einen Ordner für den eingehenden PDFs und einen Ausgabeordner für generierte Kopien. Ein Browser allein beobachtet nicht ständig die Ordner Ihres Computers.
- Vor dem Start: Überprüfen Sie das angezeigte Dateigrößenlimit, die PDF Split-Zulage und den Zugriff auf den Arbeitsbereich. Halten Sie das Original verfügbar, bis Sie die Ergebnisse überprüft haben.
2. Beginn der Analyse
- Manuelle Verarbeitung: Starten Sie die erkannten Dateien mit Split PDF, und öffnen Sie dann den Split Review, wenn die Analyse abgeschlossen ist.
- Hochladen: Die Quelle wird zur Verarbeitung übertragen.
- Analysieren: AI überprüft die Seiten und schlägt Dokumentgrenzen vor. Dies sind Vorschläge zur Überprüfung, keine Garantie, dass jede Grenze korrekt ist.
- Fortschritt: Halten Sie die Webseite während der aktiven Arbeit offen. View progress öffnet den aktuellen job, ohne einen anderen zu beginnen.
3. Namen und Seitengruppen überprüfen
- Vorschau: Vergleichen Sie die Quellseiten mit jedem vorgeschlagenen Dokument. Bewahren Sie Fortsetzungsseiten, Anhänge und Unterschriften mit dem Dokument auf, zu dem sie gehören.
- Bearbeiten einer Gruppe: Ändern Sie den Dokumentnamen und die zugewiesenen Seiten mithilfe der Bearbeitungssteuerelemente. Verwenden Sie einen Namen, der Ihnen hilft, das Ergebnis zu erkennen.
- Seitengruppe hinzufügen: Erstellen Sie ein Dokument aus nicht zugewiesenen Seiten, wenn die erkannten Gruppen ein separates Dokument verpassen.
- Vor der Bestätigung: Jede Quellseite muss zugewiesen werden, und keine Seite darf in mehr als einer Gruppe erscheinen. Beheben Sie zuerst fehlende oder doppelte Seitennachrichten.
4. Bestätigen und erstellen Sie PDFs
Bestätigen & erstellen PDFs akzeptiert die überprüften Gruppen und erstellt das Kind PDFs. Warten Sie, bis die Erstellung abgeschlossen ist, bevor Sie die Ergebnisaktionen verwenden.
- Webergebnisse: Verwenden Sie ZIP herunterladen, wenn verfügbar, um das generierte PDFs zusammen zu speichern.
- Lokale Ergebnisse: Generierte Kopien werden im ausgewählten Ausgabeordner gespeichert.
- Original: Erstellen von Kind PDFs bedeutet nicht, dass das Original ersetzt wurde. Die lokale Löschung wird separat durch die Bereinigungseinstellungen gesteuert.
5. Ergebnisse für die Organisation senden
Das Erstellen von Split PDFs und das Klassifizieren von Dokumenten sind separate Schritte. Verwenden Sie die verfügbare Upload- oder Bestätigungsaktion, um Ergebnisse an den Workspace-Verarbeitungsfluss zu übergeben.
- Split-Namen: Helfen Sie, jede Ausgabe während der Überprüfung zu identifizieren.
- Klassifizierung: Bestimmt den Dokumenttyp und extrahiert Informationen, wenn die Ausgaben in die Dokumentenverarbeitung eingehen.
- Endgültige Organisation: folgt Ihrer Workspace-Ordnerstruktur, dem Ordnerverhalten, benutzerdefinierten Feldern und den Einstellungen für Dateinamen. Ein Split-Ergebnis ist kein Beweis dafür, dass die Cloud-Ablage abgeschlossen ist.
Wählen Sie, wie viel zu automatisieren
- Auto Process Split Dateien: Startet Upload und Analyse für erkannt PDFs. Mehrere Dateien warten in einer Warteschlange und laufen einzeln.
- Automatische Bestätigung der Split-Ergebnisse: Akzeptiert erkannten Gruppen und erstellt PDFs ohne Ihre Überprüfung. Lassen Sie dies aus, wenn Sie zuerst Grenzen überprüfen möchten.
- Auto-Upload nach Split: Uploads generiert PDFs nach automatischer Bestätigung. Diese Einstellung erfordert Auto-confirm.
- Manuelle Überprüfung: Verlassen Sie die automatische Bestätigung, während Sie erfahren, wie Ihre Scans gruppiert sind. Ermöglichen Sie mehr Automatisierung nur, wenn sie zu Ihrem Workflow passt.
Schnell, ausgewogen oder genau?
Wählen Sie den Split-Modus in den Split-Einstellungen. Überprüfen Sie die vorgeschlagenen Gruppen in einem beliebigen Modus, insbesondere wenn Dokumente ähnlich aussehen.
- Schnell: Begünstigt kürzere Analysezeit.
- Ausgewogen: empfohlen für die meisten gemischten PDFs.
- Genau: Verbringt mehr Zeit damit, schwierige Dokumentgrenzen zu überprüfen.
Beobachtete Ordner und Split Companion
Ein verbundener Computer führt den lokalen Watch-Ordner-Workflow aus. Der angesehene Ordner enthält eingehende PDFs; der Ausgabeordner speichert generierte Kopien.
- Connected: Der Computer steht für seinen lokalen Workflow zur Verfügung.
- Offline oder angehalten: Überprüfen Sie, ob die App ausgeführt wird, der Computer angeschlossen ist und das Anschauen aktiviert ist, bevor Sie erwarten, dass neue Dateien verarbeitet werden.
- Kein Computer angeschlossen: Der manuelle Web-Upload bleibt eine separate Möglichkeit, ein PDF einzureichen.
- Ordnerzugriff: Wenn keine Dateien angezeigt werden, überprüfen Sie den ausgewählten Ordner und den Zugriff der App darauf. Admin-Diagnose kann Beobachter- und Warteschlangendetails anzeigen.
Laden Sie von Ihrem Telefon hoch und nehmen Sie Jobs wieder auf
- Vom Telefon hochladen: Scannen Sie den QR-Code, melden Sie sich mit demselben Konto an und laden Sie Ihren PDF hoch. Befolgen Sie die Größenbegrenzung, die im Upload-Bildschirm angezeigt wird.
- Expired Code: Wählen Sie New QR code to continue.
- Synchronisierte Jobs: Öffnen Sie einen fertigen Job von Ihren Geräten, um die Gruppen zu überprüfen oder den PDFs auf dem aktuellen Gerät zu speichern. Wenn die Quelle nicht verfügbar ist, folgen Sie der Aufforderung, um das Original bereitzustellen.
Den Dateistatus verstehen
- Detected: Die Datei wurde gefunden und wartet auf den Start.
- Schlange stehen, hochladen, analysieren: Der Job wartet oder bereitet aktiv Gruppen vor.
- Split ready: Öffnen Sie die vorgeschlagenen Gruppen und überprüfen Sie sie.
- Split bestätigt: Gruppen wurden akzeptiert; Überprüfen Sie die verfügbare Ausgabe und Upload-Aktionen.
- Fertig: Der Split-Workflow ist abgeschlossen. Überprüfen Sie Dokumente separat für den Status einer späteren Klassifizierung.
- Fehlgeschlagen oder abgesagt: Lesen Sie die Jobnachricht und verwenden Sie Try again, wenn verfügbar. Überprüfen Sie vorhandene Ergebnisse, bevor Sie dieselbe Quelle erneut einreichen.
Duplikate, Limits und nicht verfügbare Originale
- Doppelte Warnung: Fragen Sie, bevor Sie doppelte Dateien hinzufügen, warnen Sie vor zuvor erkannten Inhalten oder demselben Namen und derselben Größe.
- Duplikaterkennung ignorieren: Ermöglicht das Abgleichen von PDFs zum Verarbeiten und Überschreiben der doppelten Warneinstellung. Aktivieren Sie es nur, wenn eine wiederholte Verarbeitung beabsichtigt ist.
- Planzulage: PDF Split hat eine eigene Nutzungsgrenze. Überprüfen Sie die aktuelle Nutzung und etwaige Zugriffs- oder Größenfehler, bevor Sie erneut versuchen; die Klassifizierung ist ein separater Workflow.
- Stellen Sie einen gespeicherten Job wieder her: Wenn das Original nicht verfügbar ist, wählen Sie bei Aufforderung erneut das Original PDF, damit die App die Ausgabedateien erstellen kann. Gespeicherte Gruppeninformationen allein enthalten nicht alle Quellseiten.
Geschichte und Aufräumarbeiten sind unterschiedlich
Lokale Bereinigungskontrollen sind im lokalen Workflow verfügbar. Überprüfen Sie, welche Kopien Sie behalten möchten, bevor Sie das Löschen aktivieren.
- Vervollständigte Split-Historie: Steuert, wie viele abgeschlossene Datensätze sichtbar bleiben. Es löscht nicht das ursprüngliche oder generierte PDFs.
- Reinigen Sie generierte Dateien: Entfernt verfolgt generierte PDFs aus dem ausgewählten lokalen Ausgabeordner.
- Split-Arbeitsbereich zurücksetzen: Entfernt den verfolgten generierten PDFs und löscht den lokalen Split-Verlauf und den doppelten Cache. Originale Watched-Ordner-Dateien und Cloud-Dateien werden beibehalten.
- Automatisches Löschen des Originals: Wenn es aktiviert ist, löscht es die lokale Quelle, nachdem alle generierten Dateien erfolgreich hochgeladen wurden. Es ist standardmäßig ausgeschaltet.
- Automatisches Löschen generiert: Wenn aktiviert, werden lokale Ausgabekopien, die dem Benutzer zugewandt sind, nach erfolgreichem Upload gelöscht. Es ist standardmäßig ausgeschaltet.
Ein einfacher First Run
- Wählen Sie ein kleines PDF-Bundle, dessen Dokumente Sie erkennen.
- Starten Sie die Analyse mit automatischer Bestätigung aus.
- Zeigen Sie jede Gruppe an, beheben Sie ihren Namen und ihre Seiten und bestätigen Sie.
- Öffnen Sie die resultierende PDFs und überprüfen Sie, ob alle Seiten vorhanden sind.
- Laden Sie die Ergebnisse herunter oder senden Sie sie in die Workspace-Verarbeitung. Überprüfen Sie Dokumente für ihre nächsten Schritte.
Bearbeiten, Zurücksetzen und Abbrechen sorgfältig
- Verwenden Sie den Namenseditor eines Ergebnisses, um den vorgeschlagenen Ausgabenamen und die Seitenzuweisung vor der Bestätigung zu ändern.
- Fügen Sie eine manuelle Gruppe hinzu, wenn die Analyse ein separates Dokument verpasst hat.
- Reset stellt die vom aktuellen Review-Workflow angebotenen editierbaren Entwürfe wieder her; Überprüfen Sie die resultierenden Gruppen, bevor Sie dies bestätigen.
- Während der Verarbeitung kann die verfügbare Abbruchsteuerung auf das aktuelle Element oder eine breitere Warteschlange abzielen. Lesen Sie das Etikett, bevor Sie es bestätigen.
- Stornierung bedeutet nicht, dass Outputs von zuvor abgeschlossenen Jobs gelöscht wurden.
Fehlende Vorschau auf einem schmalen Bildschirm
Die PDF-Vorschau kann ausgeblendet werden, wenn neben den Ergebnissteuerelementen nicht genügend Platz vorhanden ist. Verwenden Sie ein breiteres Fenster oder den verfügbaren Dateiöffnungsworkflow, wenn Sie Seiten inspizieren müssen. Überprüfen Sie die Gruppengrenzen vor der Bestätigung.